Sosialisasi & Bimtek Online System TPAK UNSRI

by on May 12, 2017

Sejak ditetapkan oleh Edaran Rektor UNSRI pada Maret 2017 tentang penggunaan online sytem TPAK UNSRI untuk pengurusan pangkat dan jabatan fungsional. Aplikasi online ini diharapkan dapat memotong birokrasi dan lamanya waktu pengurusan jafung selama ini, dari pengalaman saya sendiri mengurus Lektor hampir 1 tahun begitu juga waktu jafung Lektor Kepala (LK) saya.

Sejak Agustus 2016 saya diamanahi menjadi Sekretaris TPAK UNSRI dan telah banyak belajar, mengamati dan menaganalisis “bootle neck” flow pengurusan TPAK ini. Seperti (i) load kerja yang tinggi di bagian kepegawaian UNSRI yang memang sangat “traditional” yang masih merekap segalanya dengan manual. Human error / kehilangan berkas bisa saja terjadi, (ii) kesibukan para penilai tim TPAK bidang 1 – 4 yang membuat lamanya proses penilaian berkas pengusul bisa sampai berbulan-bulan tanpa kabar, (iii)┬ápengusul tidak memberikan info lengkap tentang berkas yang akan diperiksa oleh penilai karena masih mengumpulkan berkas dalam tumpukan berkas hardcopy, misalnya: akan ada “missed” pengusul memberikan info tentang link url naskah-naskah ilmiahnya yang di publish di jurnal online / eprint, seringkali petugas rekap salah memberikan link, (iv) proses yang lama dan melelahkan bagi pengusul dan kepegawaian serta tim penilai jika ada usulan yang dinyatakan kurang baik dari nilai atau dari berkas, maka proses harus dimulai lagi dari awal, dan (v) pengusul tidak dapat langsung mengetahui proses kepangakatannya sedang/ada proses dibagian mana.

Saya pun mungkin akan “ill feel” jika dihadapkan dengan tumpukan berkas-berkas (bidang 2) untuk diperiksa, pertama saya harus membaca judul hardcopynya dan mencari naskah tersebut secara online. Setelah itu, download PDF nya dan memeriksa di Ithenticate untuk mencari kemungkinan similaritynya . Terakhir, memastikan beberapa hal untuk penilaian dari naskah tersebut, seperti reputasi / akreditasi, sebaran penulis, editor jurnal dan kredibilitas jurnal tersebut, TANPA melihat content tulisan naskah dari pengusul.

Dengan system online ini diharapkan dapat memangkas masalah tadi untuk membantu para dosen dengan cepat dan ringkas dalam pengurusan karena semua berkas (PDF) harus di unggah ke dalam aplikasi tersebut, jadi sangat tergantung dari pengusul dengan berkasnya tanpa adalagi “saling” lempar kesalahan antara pengusul-sekretariatan TPAK-kepagawaian. Begitu juga dari sisi penilai TPAK dapat bekerja dimana saja karena semua berkas dalam bentuk PDF dan penilaian dengan hanya “tick” pada form review.

Pemateri acara ini ketua TPAK UNSRI Prof. Dr. Ir. Nukman membahas dan ketua PMS UNSRI Prof. Dr. Ir . Siti Nurmaini, sedangkan saya bagian presentasi aplikasinya dalam kapasitas sekretaris TPAK dan pengembang.